Einführung der »Betreuten Registratur« dank AUGIAS-ZwischenArchiv X

Bis zur Einführung der »Betreuten Registratur« bei der Stadtverwaltung Aalen mithilfe des Softwaretools AUGIAS-ZwischenArchiv X funktionierte die städtische Registratur nach dem Motto »Aus den Augen, aus dem Sinn«. Nicht mehr benötigtes Schriftgut wurde unregistriert und unsystematisch von den Fachämtern in die Zentralregistratur überführt. Da kein hauptamtlicher Registrator eingestellt war, existierte diesbezüglich auch keine Kontrolle. Die Folge: Die Registratur lief schnell voll, aufgrund von Mitarbeiterwechseln war für die Verwaltung oft nicht klar, wo welche Akten zu finden waren.

Im Januar 2018 beschloss deswegen die Stadtverwaltung Aalen, eine »Betreute Registratur« einzuführen. Die Betreuung übernahm dabei exklusiv das Archivpersonal, die Verantwortung für die sachgemäße Vorbereitung des Registraturschriftguts lag bei den Fachämtern. Folgende Ziele wurden definiert:

1. Sichtung und Ausdünnung des vorhandenen Schriftguts durch die Fachämter sowie Umpacken in platzsparende Registraturboxen

2. EDV-Erfassung des Schriftguts in Inventarlisten mit fortlaufender Nummer, Aktenzeichen, Titel und Laufzeit durch die Fachämter

3. Implementation einer EDV-Schnittstelle, die Recherche und Ausleihe von Registraturschriftgut durch die Fachämter ermöglicht sowie die Übergabe von Registraturschriftgut in das Stadtarchiv nach Ablauf der Sperrfristen erleichtert.

Die Firma AUGIAS-Data GmbH, mit der das Stadtarchiv seit Jahren gut zusammenarbeitet, schlug als geeignete EDV-Schnittstelle die Software AUGIAS-ZwischenArchiv X vor. Die Stadtverwaltung zeigte sich überzeugt davon. Die Software wurde rasch angeschafft. Denn: Die flexible und individuell anpassbare Software ermöglicht den Import von Metadaten, die die Fachämter über ihr Registraturschriftgut in einfachen Excel-Tabellen zu erstellen hatten.

Auch im Anschluss an die Datenerfassung konnte sich das Stadtarchiv auf die jahrelange Erfahrung und die unkomplizierte Kundenunterstützung der Firma AUGIAS-Data GmbH verlassen. Die Bedienung der Software wurde nach Vorstellungen des Stadtarchivs angepasst. Problemlos erwies sich der Druck von Rückenschildern für die Registraturboxen sowie von Belegzetteln für ausgeliehenes Schriftgut. Zudem gelang die Einbindung der Software in das Intranet der Stadt Aalen. Auf diese Weise konnten nun auch die Kollegen in den Fachämtern unkompliziert ihre Bestände durchsuchen und einzelne Registraturboxen wie in einer Bibliothekssoftware ausleihen.

Für die Stadtverwaltung Aalen brachte die Einführung der »Betreuten Registratur« mithilfe der Software »AUGIAS-ZwischenArchiv X« viele Vorteile. Durch Sichtung und Aussonderung von nicht mehr benötigtem Schriftgut konnte enormes Platzpotential freigemacht werden. Die vollständige und digitale Übersicht des Registraturschriftguts ermöglicht Aktenkenntnis auch im Krankheits- und Vertretungsfall bei Mitarbeitern. Die digitale Recherche und Ausleihe vereinfacht und beschleunigt enorm den Zugang zu Informationen. Die Kontrolle der Ausleihe durch (digitale) Legscheine stellt die Integrität der Registratur sicher.

Schließlich profitiert auch das Stadtarchiv vom AUGIAS ZwischenArchiv X. Die Software ermöglicht im Fall der Archivierung von Registraturschriftgut nämlich per Import die Übernahme von Metadaten in die Archivsoftware AUGIAS-Archiv. D. h., der Archivar hat nicht nur eine genaue Übersicht über potentiell zu archivierendes Schriftgut. Er kann auch einfach per Click die Metadaten in AUGIAS-Archiv übernehmen und diese für den Archivgebrauch annehmen.

Das Stadtarchiv Aalen kann deswegen die Nutzung der Software AUGIAS-ZwischenArchiv X sowie die Zusammenarbeit mit der Firma AUGIAS-Data GmbH nur empfehlen.